Inkoopvoorwaarden helpen kwaliteit te borgen

12 nov 2020

U koopt producten, halffabricaten en grondstoffen in bij uw leveranciers. Bij de goederenontvangst controleert u of het geleverde aan uw eisen voldoet. Maar wat doet u als er bij levering iets mis blijkt te zijn? En hoe kunt u dat voorkomen?

Een kwalitatief goed eindproduct begint bij de inkoop van kwaliteitsproducten. Daarom selecteert u uw leveranciers met zorg, en houdt u in de gaten of leveringen aan uw eisen voldoen. Toch kan er altijd iets mis gaan.

Wiepkje Colijn, bedrijfsadviseur bij de NBOV, haalt een voorbeeld uit de praktijk aan: “Een bakker kreeg een langer houdbaar halffabricaat geleverd dat nog maar enkele dagen na levering houdbaar was. Hij vond dit vreemd, zeker omdat de leverancier na het melden van de klacht de houdbaarheidsdatum met een aantal weken verlengde.” 

Ontvangst goederen

Controleer uw leveringen daarom altijd: is de levering bijvoorbeeld compleet? Is de houdbaarheid in orde? Van gekoelde of diepgevroren producten moet u bovendien de temperatuur controleren. Heeft u een klacht of is er iets mis? Meld dat dan zo snel mogelijk bij uw leverancier, zodat deze met een oplossing kan komen. 

Inkoopvoorwaarden

“Het is daarnaast verstandig om inkoopvoorwaarden op te stellen”, zegt Wiepkje Colijn. “Daarmee legt u duidelijk vast aan welke eisen de producten die u inkoopt moeten voldoen. U kunt daarbij niet alleen denken aan kwaliteitseisen, maar ook aan afspraken over de betaling en de prijs. Zo voorkomt u gedoe rondom een levering en is voor u en voor de leverancier duidelijk waaraan een levering moet voldoen.”

En de bakker die te kort houdbare producten ontving? “De NBOV heeft hem geadviseerd te vragen naar een onderbouwing van de verlengde houdbaarheid. Hij werkt nu aan inkoopvoorwaarden, om dit soort gevallen in de toekomst te voorkomen.”

Op de pagina Inkoop en ontvangst goederen vindt u een praktische checklist voor goederenontvangst en tips om inkoopvoorwaarden op te stellen.

Het hele artikel lezen? Log in of word lid van de NBOV