Social en online: alles onder controle?

26 nov 2020

De coronapandemie heeft nog eens duidelijk gemaakt hoe belangrijk social en online media zijn. Voor veel bakkers zijn het onmisbare communicatie- en verkoopkanalen. Daarom is het goed om na te gaan hoe u de technische, organisatorische en juridische kanten van deze kanalen geregeld heeft. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor ondernemers?

U kunt uw social- en onlinekanalen als ondernemer natuurlijk zelf bijhouden, maar dit ook uitbesteden aan een medewerker of aan een externe partij, zoals een communicatiebureau. Bij een website of webshop heeft u meestal te maken met een extern bedrijf dat uw site ‘host’. 

Zodra u dit soort activiteiten uitbesteedt, zijn heldere afspraken belangrijk. Spreek met uw medewerker bijvoorbeeld af wanneer welke informatie online mag. Maak eventueel een planning. Denk ook na over wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie plaatst de weekendaanbiedingen online en wie installeert updates van de webshopsoftware? En mag uw medewerker reageren op een klacht van een klant op Facebook, of doet u dat liever zelf? 


Zorg in elk geval dat u als ondernemer eigenaar bent van de accounts, en altijd toegang tot de accounts heeft, zodat uw online activiteiten doorgaan bij afwezigheid of einde dienstverband van de medewerker.


Andere zaken waarmee u rekening kunt houden:

  • Mag uw medewerker privéapparaten gebruiken om uw online kanalen te onderhouden? Denk daarbij aan beveiligingsrisico’s en toegang tot bedrijfsbestanden. 
  • Is alles goed geregeld op het gebied van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? Dit is van belang als een medewerker persoonsgegevens van klanten nodig heeft om zijn werk te doen.

Meer tips om zorgvuldig met uw online en social media om te gaan, leest u bij Beheer online- en socialmedia-accounts.

Uitbesteden aan externen

Ook als u de online activiteiten uitbesteedt aan een externe partij, zoals een communicatiebureau, IT-bedrijf of freelancer, zijn duidelijke afspraken belangrijk. Bijvoorbeeld over:

Meer tips vindt u op de pagina Beheer online- en socialmedia-accounts

Social media en uw medewerkers

Uw medewerkers kunnen ambassadeurs van uw bedrijf worden op hun eigen social media, maar uw bedrijf ook schade toebrengen met hun berichten. Leg daarom in uw huishoudelijk reglement, personeelshandboek of een protocol vast wat en hoe uw medewerkers op social media over uw bedrijf mogen communiceren.

Het hele artikel lezen? Log in of word lid van de NBOV
Samenleving
Happy Saturday 
Artikelen / Blogs
Werken aan merken
Artikelen / Info en advies
2021: plannen voor klimaat en circulaire ketens