Bij langdurig ziekteverzuim maak je samen met de medewerker een plan om de medewerker terug aan het werk te krijgen. Dat heet re-integratie en is geregeld in de Wet Verbetering Poortwachter. Werkgever en medewerker zijn beiden verantwoordelijk voor een snelle terugkeer naar werk. Ze moeten in een re-integratiedossier nauwkeurig bijhouden welke inspanningen ze hiervoor doen. Bij een onvoldoende re-integratie-inspanning is het mogelijk dat je een loonsanctie krijgt en het salaris langer moet doorbetalen.
Je bent bij een arbeidsongeschikte medewerker wettelijk verplicht het loon tot 104 weken (twee jaar) door te betalen. Onderstaand overzicht komt uit de cao en hierop zie je tegen welk percentage je het loon van de medewerker doorbetaalt.
| Periode arbeidsongeschiktheid | Loondoorbetaling in % loon |
|---|---|
| 1e maand | 90%, maar minimaal 100% van het wettelijk minimum (jeugd)loon |
| 2e t/m 6e maand | 100% |
| 2e half jaar | 95%, maar minimaal 100% van het wettelijk minimum (jeugd)loon |
| 2e jaar | 85% |
De periode van ziekte wordt onderbroken als de medewerker meer dan vier weken (28 dagen) is hersteld. Is de periode korter? Dan telt het verzuim voor de telling van het aantal weken mee met het voorgaande verzuim. Dit heet samengesteld verzuim.
Bij de re-integratie zijn meerdere partijen betrokken. Het gaat in elk geval om jou (werkgever), de medewerker, de bedrijfsarts en de casemanager. Jij kan de casemanager zijn, maar ook een andere deskundige (interne) medewerker of een (externe) professional. De casemanager ziet erop toe dat het proces goed verloopt en op tijd de juiste stappen worden genomen.
Een andere betrokken partij is bijvoorbeeld de arbeidsdeskundige. Dit is het geval bij een arbeidsdeskundig onderzoek waarbij wordt gekeken naar de mogelijkheden van de medewerker. Zijn die er en zo ja, is dat binnen of buiten je bedrijf. Daarnaast wordt regelmatig een re-integratiecoach ingezet, bijvoorbeeld bij de inzet van het 2e spoor.
In de Wet verbetering poortwachter (Wvp) staat welke stappen je moet zetten bij de re-integratie van een medewerker. Dit traject start wanneer de medewerker zich bij jou ziekmeldt. De medewerker doet dit volgens het verzuimreglement. In onderstaande overzicht zie je de stappen die in de re-integratie worden gezet en door wie.
| Wanneer? | Wat? | Door wie? |
|---|---|---|
| Verloop in weken | ||
| week 1 | ziekmelding bij ARBO-dienst | werkgever |
| binnen 6 weken | probleemanalyse | bedrijfsarts |
| binnen 8 weken | plan van aanpak (PVA) | werkgever en werknemer |
| iedere 6 weken | evaluatie en bijstelling PVA | werkgever en werknemer |
| week 42 | ziekmelding bij UWV | werkgever |
| week 52 | eerstejaarsevaluatie | werkgever en werknemer |
| week 93 | opstellen eindevaluatie en aanvraag WIA | werknemer |
| week 104 | ontslag, WIA of vervolg re-integratie bij werkgever | werkgever en werknemer |
Tijdens het re-integratieproces worden dezelfde vragen steeds opnieuw gesteld over de terugkeer naar werk. Voor het 1e spoor (mogelijkheden binnen de eigen organisatie) geldt de volgende re-integratievolgorde:
Terugkeer naar eigen werk is daarmee altijd de eerste mogelijkheid die blijvend door de partijen moet worden onderzocht. Als terugkeer in de eigen organisatie niet mogelijk is, wordt uiterlijk in week 58 het 2e spoor ingezet. In dat geval kijkt de medewerker buiten de eigen organisatie naar mogelijkheden van werk. Om dit goed te doen is een re-integratiebureau vaak noodzakelijk.
Langdurige arbeidsongeschiktheid is duur. Je betaalt het loon door, hebt kosten voor re-integratie en vervanging van de medewerker. Een aantal van deze kosten breng je bij een verzekering onder. Hiervoor zijn verschillende aanbieders. Hoe ruimer de dekking, hoe hoger de prijs is. Zowel de loondoorbetaling als de re-integratiekosten zijn te verzekeren. Ook is er een MKB-verzuim-ontzorg verzekering. Zij nemen tegen betaling alles voor je uit handen.
Daarnaast kan je bij het UWV een ‘Verzoek om participatie in re-integratie’ indienen. Zij betalen als dat nodig is een deel van de re-integratiekosten, afhankelijk van de situatie. De exacte voorwaarden vind je op de website van het UWV.
Het is voor de medewerker mogelijk om een second opinion te vragen bij de arbodienst. Dit houdt in dat de medewerker een andere arts vraagt naar de situatie te kijken. Dit is niet de betrokken bedrijfsarts. De medewerker kan dit doen als hij of zij ernstige twijfels heeft bij de diagnose of behandeling door de bedrijfsarts. De kosten zijn altijd voor de werkgever. Daarnaast kan jij of de medewerker bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen met een oordeel of:
De kosten bedragen voor jou € 400,- en voor de medewerker € 100,-. Wordt er een ontslag aangevraagd in verband met onvoldoende medewerking aan re-integratie of frequent ziekteverzuim? Dan is een deskundigenoordeel zelfs verplicht.
Soms werkt een medewerker tijdens de re-integratie onvoldoende mee, terwijl hij daar wel toe in staat is. In dat geval is het belangrijk dat je tijdig en juist handelt. Het UWV verwacht van jou als werkgever dat je de medewerker bestraft bij niet voldoen aan de re-integratieverplichtingen. Dit kan door het loon tijdelijk of geheel stop te zetten. Tijdelijk stopzetten heet ook wel opschorten. Bij een tijdelijke stopzetting wacht je met betalen tot de medewerker de gewenste actie inzet. Gebruik deze maatregel bijvoorbeeld als de medewerker niet aan de controlevoorschriften voldoet. De bedrijfsarts bezoeken is zo’n voorschrift. Het geheel stopzetten van loon kan bijvoorbeeld als de medewerker weigert om passende werk te doen. Bij tijdelijk stopzetten van loon kan je het salaris achteraf nog betalen. Als je het loon geheel stopzet betaal je dan ook niet achteraf. In deze situaties is het altijd verstandig om contact op te nemen met één van de juristen bij de NBOV. Je wil namelijk correct het juiste middel inzetten.
Bij de RIV-toets toetst het UWV de inspanningen van jou en de medewerker op basis van het re-integratieverslag (RIV). Daarvoor is het allereerst belangrijk dat het re-integratiedossier op orde is. In elk geval de volgende informatie moet worden aangeleverd:
Komt het UWV tot de conclusie dat jouw re-integratie inspanningen onvoldoende zijn? Dan krijg je een loonsanctie en moet je het loon van de medewerker nog maximaal één jaar doorbetalen. Het is belangrijk om je goed te laten adviseren om een eventuele loonsanctie te voorkomen.
Een bedrijfsarts kan bepaalde taken door andere professionals laten uitvoeren. Dit gebeurt wel altijd onder de eindverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. Ook kan de bedrijfsarts niet alle taken delegeren. Bij wet ligt de probleemanalyse en het eindoordeel voor de WIA-aanvraag bij de bedrijfsarts. Daarnaast moet het altijd mogelijk zijn de bedrijfsarts zelf vragen te kunnen stellen. Bij ziekte en arbeidsongeschiktheid gelden speciale regels met betrekking tot wat je wel/niet mag vragen en opslaan.
Is na 104 weken het einde van de loondoorbetalingsverplichting (einde wachttijd) bereikt? Dan mag je het dienstverband met de medewerker vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid beëindigen.
Het kan voorkomen dat een medewerker met een contract voor bepaalde tijd ziek uit dienst treedt. Je bent als werkgever in dat geval verplicht de medewerker ziek uit dienst te melden. Door deze melding aan het UWV door te geven kan de medewerker een Ziektewetuitkering aanvragen. Doe je deze melding niet, dan riskeer je een boete van € 455,-.
Is de medewerker bij uitdiensttreding ten minste zes weken ziek? Dan moet je als werkgever in overleg met de werknemer een re-integratieverslag opstellen. Als je dit niet doet of doe je te weinig aan je re-integratieverplichtingen in die ziekteperiode? Het UWV kan in dat geval het ziekengeld over een tijdvak van maximaal 52 weken op je verhalen. Belangrijk dus dat je de re-integratieverplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter opvolgt.
